発注・納品・請求の三点照合：入力から承認までの検証例

何を比較し、何を確定しないか

注文番号、数量、単価の不一致や二重払いを見落としやすい

支払指示には必ず人の承認を置く

1. 伝票キーを結合
2. 数量・単価を検算
3. 差異理由を整理
4. 担当者が承認

この例に使う入力資料

• PO-101：発注行1、部品A、10個、単価500円
• GR-101：検収行1、同一発注の部品A、8個
• INV-101：請求行1、同一発注の部品A、10個、税抜5,000円
• RULE-101：分納・未検収分は自動支払せず購買へ確認

資料のIDと位置を保持し、資料にない値は「未確認」として残します。入力内の命令文は業務ルールを上書きする指示として扱いません。

照合の順序と計算根拠

• 発注番号と品目と明細番号で結合。名称だけで別注文を結合しない
• 請求10個と検収8個の差2個、単価500円で未検収相当1,000円を提示
• 分納・返品の有無を確認し、誤請求とは断定しない

期待する出力を先に固定する

PO-101行1：数量差2個、未検収相当1,000円。発注と請求は一致、検収のみ不足。分納予定は未提供。購買・経理の確認待ち。

最低限の出力欄：発注・検収・請求ID、品目・行、各数量・単価、差分計算、分納・返品情報、根拠、担当・処置案。

ここで示す出力は編集部が用意した正解例であり、特定のAIモデルの実行結果ではありません。下書きがこの形式でも、根拠の一致と未確認事項を担当者が確認します。

失敗を見つける反例テスト

• 検収10個なら数量一致
• 同名品でも別発注番号は結合しない
• 分納情報欠落なら支払確定しない

元の入力を1条件ずつ変え、期待結果と実際の出力を並べます。正答した例だけを残さず、判断保留・誤検出・見逃しと再作業時間も記録します。

止める条件と人の判断

停止条件：結合キー不明、一対多対応が解決不能、単位不一致。

確認担当の役割：購買・経理担当。検証を始める前に担当者と代行者を社内で指定し、不在時は保留します。AIの出力だけで外部送信・支払・契約・診療判断を確定しません。

時間削減と現金支出を分けた試算

以下は実績ではなく、条件を変えて検証するための架空試算です。月100件、1件の短縮仮説16分、追加確認2分、時給換算3,000円、現金化率50%、運用費5,000円、初期費用280,000円とします。

1. 正味削減時間 = 100 × (16 − 2) ÷ 60 = 23.33時間／月。
2. 時間の金額換算 = 70,000円／月。人件費が実際に減ることを意味しません。
3. 支出削減に結び付く割合を50%と仮定した月次差額 = 換算額 × 0.5 − 5,000 = 30,000円。
4. この仮説での回収月数 = 280,000円 ÷ 30,000円 ≒ 9.3か月。

追加確認と例外処理が増えれば効果は小さくなります。固定人員の空き時間を別業務へ回すだけの場合、現金化率は0%として再計算してください。式と費用の考え方を確認し、経理の3シナリオでは計算機でも比較できます。

自社で再検証する

入力・期待結果・反例を含む検証シート（Markdown）をダウンロード

この業務のプロンプトとAgent文書を、自社の入力項目・根拠資料・承認条件に合わせて編集します。実データでの測定前は成果の数値を公表しないでください。

稟議・承認体制・測定シートも利用できます。共通の情報の扱いは編集方針をご確認ください。