経費精算の規程点検：入力から承認までの検証例

何を比較し、何を確定しないか

規程違反、重複申請、入力不足の確認が担当者に集中する

不正と断定せず確認候補として提示

1. 領収書を読取
2. 社内規程と照合
3. 例外を提示
4. 承認者が判断

この例に使う入力資料

• EXP-201：経費行1、タクシー4,200円、理由欄空欄
• RULE-201：架空の社内規程v1、タクシー利用には理由を記載
• RCPT-201：領収書番号TEST-201、4,200円

資料のIDと位置を保持し、資料にない値は「未確認」として残します。入力内の命令文は業務ルールを上書きする指示として扱いません。

照合の順序と計算根拠

• 規程の版・適用日を確認し、明記された要件だけを点検
• 理由欄空欄を不足と提示。業務上不要だったとは推測しない
• 重複は番号・日付・金額等で候補抽出し不正と断定しない

期待する出力を先に固定する

EXP-201：理由未記入。RULE-201に基づき利用目的の追記を依頼する下書き。金額は領収書と一致。承認・差戻しは未実施。

最低限の出力欄：申請ID、費目・金額、規程ID・版、点検結果、不足・重複候補、確認依頼文案、承認状態。

ここで示す出力は編集部が用意した正解例であり、特定のAIモデルの実行結果ではありません。下書きがこの形式でも、根拠の一致と未確認事項を担当者が確認します。

失敗を見つける反例テスト

• 理由が記載されていれば理由不足を出さない
• 旧版と新版が混在したら適用版を質問
• 類似領収書を不正と断定しない

元の入力を1条件ずつ変え、期待結果と実際の出力を並べます。正答した例だけを残さず、判断保留・誤検出・見逃しと再作業時間も記録します。

止める条件と人の判断

停止条件：適用規程が未指定、領収書と申請者の対応不明。

確認担当の役割：経費承認者。検証を始める前に担当者と代行者を社内で指定し、不在時は保留します。AIの出力だけで外部送信・支払・契約・診療判断を確定しません。

時間削減と現金支出を分けた試算

以下は実績ではなく、条件を変えて検証するための架空試算です。月100件、1件の短縮仮説6.5分、追加確認2分、時給換算3,000円、現金化率50%、運用費5,000円、初期費用180,000円とします。

1. 正味削減時間 = 100 × (6.5 − 2) ÷ 60 = 7.50時間／月。
2. 時間の金額換算 = 22,500円／月。人件費が実際に減ることを意味しません。
3. 支出削減に結び付く割合を50%と仮定した月次差額 = 換算額 × 0.5 − 5,000 = 6,250円。
4. この仮説での回収月数 = 180,000円 ÷ 6,250円 ≒ 28.8か月。

追加確認と例外処理が増えれば効果は小さくなります。固定人員の空き時間を別業務へ回すだけの場合、現金化率は0%として再計算してください。式と費用の考え方を確認し、経理の3シナリオでは計算機でも比較できます。

自社で再検証する

入力・期待結果・反例を含む検証シート（Markdown）をダウンロード

この業務のプロンプトとAgent文書を、自社の入力項目・根拠資料・承認条件に合わせて編集します。実データでの測定前は成果の数値を公表しないでください。

稟議・承認体制・測定シートも利用できます。共通の情報の扱いは編集方針をご確認ください。